KI im KMU: Regeln fürs Team auf einer Seite

In vielen Schweizer KMU nutzen Mitarbeitende längst KI-Werkzeuge wie ChatGPT, oft mit privaten Gratis-Konten. Laut der Arbeitsmarktstudie der AXA hat aber nur ein Drittel der KMU klare Regeln, welche Daten in solche Werkzeuge dürfen. Bei Betrieben mit weniger als zehn Mitarbeitenden sind es nur 23 Prozent (KMU-Portal des Bundes). Eine einfache Regel auf einer Seite schliesst diese Lücke.

Warum eine Regel nötig ist

Was in ein Gratis-Werkzeug eingegeben wird, kann der Anbieter je nach Bedingungen speichern und für das Training nutzen. Kundendaten, Offerten mit Preisen oder Personalfragen haben dort nichts zu suchen. Gleichzeitig spart KI bei Entwürfen, Zusammenfassungen und Übersetzungen viel Zeit. Ein Verbot hilft wenig, wenn alle das Werkzeug trotzdem auf dem Handy nutzen. Besser ist eine klare Regel.

Die Regel in fünf Punkten

1. Welche Werkzeuge erlaubt sind Nennen Sie die erlaubten Werkzeuge mit Namen, idealerweise mit Firmenkonto und Datenvertrag. Private Gratis-Konten sind für Geschäftsdaten nicht erlaubt.

2. Was nicht hineingehört

• Namen, Adressen und Kontaktdaten von Kunden und Mitarbeitenden
• Gesundheitsdaten, Lohn- und Personaldaten
• Preise, Kalkulationen und Verträge
• Passwörter und Zugangsdaten

Wer unsicher ist, ersetzt Namen und Zahlen durch Platzhalter wie “Kunde A”.

3. Was ein Mensch prüft Alles, was nach aussen geht, liest ein Mensch vor dem Versand: Mails, Offerten, Texte für die Website. KI-Werkzeuge erfinden manchmal Fakten, Zahlen und Quellen.

4. Wofür KI gut passt Entwürfe von Mails und Texten, Zusammenfassungen langer Dokumente, Übersetzungen, Ideen sammeln, Formulierungen verbessern.

5. Wer zuständig ist Eine Person beantwortet Fragen, entscheidet über neue Werkzeuge und passt die Regel an. Im kleinen Betrieb ist das meist die Inhaberin oder der Inhaber.

Vorlage zum Ausdrucken

KI-Regel der [Firma], Stand [Datum]

1. Erlaubt sind: [Werkzeug mit Firmenkonto]. Private Konten nur ohne Geschäftsdaten.
2. Nie eingeben: Kunden- und Personendaten, Preise, Verträge, Passwörter.
3. Alles, was nach aussen geht, prüft ein Mensch.
4. Gut geeignet für: Entwürfe, Zusammenfassungen, Übersetzungen.
5. Fragen an: [Name].

Und der Datenschutz?

Das Schweizer Datenschutzgesetz gilt auch für KI. Wenn Personendaten an einen Dienst im Ausland gehen, braucht es einen angemessenen Schutz, etwa durch einen Datenvertrag des Anbieters. Für heikle Daten gibt es KI-Modelle, die auf eigener Hardware laufen, sodass nichts das Haus verlässt.

Wie wir helfen

Bei Neosoliq beginnt der Einstieg in KI bei CHF 990: Wir schreiben mit Ihnen die Regel fürs Team, richten ein Werkzeug für einen konkreten Anwendungsfall ein, etwa Mail- oder Offertentwürfe, und schulen Ihr Team einen halben Tag an eigenen Beispielen. Mehr auf der Seite KI für KMU.